À l’heure où la transformation numérique prend de plus en plus d’ampleur, la dématérialisation apparaît comme un levier indispensable au développement de toute entreprise. Bien plus qu’une simple numérisation, ce processus demande une réorganisation complète des traitements de données. Zoom sur les principes et les avantages de cet outil de travail.

Comprendre le processus de la dématérialisation

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre les principes de fonctionnement de la dématérialisation. Comme il a été souligné dans l’introduction, cet outil de travail est indispensable pour développer son entreprise. Facile à mettre en place, il consiste à transformer les données d’un support matériel en documents numériques. Pour être plus clair, la dématérialisation sert à remplacer les documents physiques, notamment les papiers, par des fichiers numériques. Ce processus se fait par digitalisation à l’aide d’un logiciel appelé GED (Gestion Électronique des Documents). Ce dernier a pour rôle de gérer, de stocker et d’archiver les documents numérisés afin de limiter la présence de papiers dans l’entreprise (politique du zéro papier).

Il existe deux types de dématérialisation, à savoir la dématérialisation native (le document créé est déjà sous forme électronique) et la dématérialisation à posteriori (le document nécessite encore une numérisation). Tous les types de documents peuvent être dématérialisés, qu’il s’agisse de dossiers médicaux, de factures, de bons de livraison ou de relevés bancaires. On trouve même la fiche de paie dématérialisée dans les sociétés d’envergure. Si certaines PME restent réticentes quant au recours à cette méthode, de nombreuses entreprises s’y sont abonnées afin de sécuriser la transmission des documents RH. L’archivage numérique de documents est, en effet, indispensable, dans le sens où il permet de garder toutes les informations confidentielles.

Pourquoi passer à la dématérialisation ?

De nombreuses entreprises adoptent la dématérialisation, tout simplement parce que ça leur permet d’économiser du temps et de gagner en efficacité. Très sollicitée, elle constitue un outil de productivité important, particulièrement pour les ressources humaines. La dématérialisation permet en effet d’enregistrer toutes les informations du personnel dans un dossier numérique, ce qui va optimiser le processus RH. La numérisation des documents physiques est d’ailleurs indispensable pour faciliter le partage d’informations et sauvegarder l’intégralité des données (prévention en cas de destruction ou de perte des documents). Toutes ces étapes peuvent se faire à distance pour mieux simplifier l’accès aux informations.

En plus d’économiser les ressources et de réduire les coûts (en limitant les dépenses liées à l’usage du papier), la dématérialisation a aussi l’avantage d’optimiser les délais de traitement. La méthode obsolète de la photocopieuse n’est désormais plus indispensable puisqu’il suffit de se connecter sur Internet pour accéder aux informations. À noter que les documents dématérialisés peuvent être stockés sur plusieurs supports à la fois, ce qui est réellement avantageux pour les entreprises. La transformation digitale est en outre indiquée dans le traitement des documents importants tels que la comptabilité et la finance. Côté confidentialité, la dématérialisation assure une protection optimale des données grâce à une salle de données virtuelle appelée « Data Room Sécurisée ».