La plupart des entreprises doivent adopter des solutions efficaces pour assurer la gestion de leur gros volume de courrier et surtout la mise sous pli. Mais avant de rechercher la solution idéale, elles doivent analyser leurs besoins, leur budget et les avantages attendus. Plusieurs solutions sont accessibles pour une mise sous pli efficace.
Les bonnes raisons d’améliorer la mise sous pli
La mise sous enveloppe est souvent une tâche pénible et rebutante entre le pliage, le façonnage, l’adressage… Les collaborateurs d’une entreprise la redoutent grandement. Parce que dans la plupart des cas, la mise sous pli constitue une tâche chronophage pour les entreprises. Cependant, cette tâche est indispensable pour le développement de l’entreprise.
La mise sous pli est primordiale pour les envois de courriers, bulletins de paie des employés, catalogues, magazines, brochures… Elle représente donc une importante partie de leur travail. De ce fait, il est nécessaire pour une société d’améliorer sa productivité et d’optimiser son savoir-faire sur son cœur de métier. C’est pour cela qu’elle doit trouver une solution performante pour faciliter cette opération dans le routage de mailing postal.
Dans cette optique, la plupart des entreprises se tournent vers la délégation de cette tâche à des sociétés prestataires externes, notamment celles qui proposent des services spécialisés dans la mise sous pli. Sinon, d’autres optent pour l’achat d’un appareil de mise sous pli ou préfèrent en louer un. Mais quelle solution adopter pour assurer la gestion du courrier de l’entreprise ?
Les avantages de confier la mise sous pli à une entreprise externe
L’externalisation de la mise sous pli est actuellement accessible. De nombreuses entreprises prestataires sont en mesure de prendre en charge cette mission. Il s’agit de la solution la plus accessible pour bénéficier d’un service sur-mesure. Elle permet aux entreprises de profiter de prestations, répondant à leurs besoins peu importe le volume de courrier.
Souvent, la société prestataire se charge de toutes les étapes du processus de mise sous pli, à savoir l’impression des documents, la gestion des retraits, la fourniture des enveloppes, la mise sous pli associée à l’affranchissement du courrier et l’envoi. Généralement, collaborer avec une telle société peut se faire d’une manière ponctuelle ou à l’année selon le cas.
Travailler avec une société externe permet de bénéficier de nombreux avantages. Externaliser la mise sous pli procure un gain de temps important puisque la société prend en charge toutes les tâches liées à la mise sous pli. Ce qui permettra aux employés des entreprises donneuses d’ordre de se concentrer sur leur activité principale. Là encore, il n’est plus nécessaire d’investir dans l’acquisition d’un appareil spécialisé. Ce qui évite les frais d’achat, la maintenance et aussi les dépenses liées aux soucis techniques.
Cette solution est idéale si l’on souhaite une productivité assurée. Par contre, si l’on préfère prendre le contrôle et conserver la confidentialité des envois, réaliser en interne cette tâche peut être une bonne décision.
Procéder à l’achat d’une machine de mise sous pli
Pour certaines entreprises, le volume de courrier traité est souvent très important, et ce, toute l’année. Dans ce cas de figure, il serait alors intéressant d’envisager l’achat d’une machine spéciale pour la mise sous pli. Certes, la société devra allouer un budget pour l’achat de cette machine, mais l’investissement sera notamment amorti grâce à sa performance. Il est possible de l’utiliser pour l’envoi du courrier, des fiches de paie, des factures, des mailings…
D’autres avantages sont également au rendez-vous grâce à l’usage de cette machine. Le gain de temps sera toujours au rendez-vous puisqu’elle épargne les employés du pliage manuel. La productivité sera supérieure. Chacun des collaborateurs pourra se concentrer essentiellement sur l’activité principale de la société. Le respect de la confidentialité est aussi au point puisque les tâches seront sous contrôle en interne. Avec diverses options, une machine à mise sous pli automatique facilite réellement l’opération.